COMISIÓN DE LOGISTICA Y TRANSPORTE-CLT

COMISIÓN DE LOGISTICA Y TRANSPORTE-CLT

Coordinadora: Marta Alvarez
marta.alvarez@utp.ac.pa

  • Apoyar en las actividades curriculares y extracurriculares de expositores, panelistas y participantes internacionales antes y durante el congreso.

  • Gestionar traslados desde y hacia el aeropuerto de los participantes internacionales (conferencistas y panelistas) con el departamento de Servicios Generales – Departamento de Transporte de la UTP.

  • Organizar y planificar con el Comité General y la Dirección de Protocolo las necesidades para la ceremonia de inauguración y clausura del Congreso.

  • Coordinar con el Comité General las necesidades de espacios físicos y equipamiento de salones y/o auditorio para ponencias científicas, paneles de expertos y talleres que se organicen para el Congreso y otras como refrigerios, materiales y movilización.

  • Coordinar con la CRRPR la distribuir de salones para las ponencias según la programación de horas y día de cada una como el arreglo de rotulaciones.

  • Gestionar la habilitación física de los salones y auditorio disponibles para el desarrollo del Congreso con los equipos multimedios en coordinación con la Comisión de Soporte Técnico y con los equipos de sonido y filmación con DICOMES.

  • Gestionar la habilitación física de los salones y auditorio para el desarrollo del Congreso con los mobiliarios, equipamiento, útiles, mantelerías, ornamentación, uso de estandartes y servicios básicos en coordinación con el Departamento de Servicios Administrativos.

  • Gestionar las solicitudes de movilización de personas y equipos que se requieran antes y durante del Congreso.

  • Tramitar todas las solicitudes según los procedimientos respectivos de equipamiento, mobiliarios, materiales y servicios que serán utilizados durante todas las actividades del Congreso a las Unidades o Departamentos, custodios o encargados de su atención y su respectiva devolución o reubicación.

  • Tramitar todas las solicitudes o adquisiciones de materiales, suministros y servicios que sean necesarios para todas las actividades del Congreso con las empresas proveedoras en coordinación con la Comisión de Finanzas, así como corroborar la obtención y utilización de los mismos.

  • Gestionar la impresión de poster y la distribución para la exposición en las áreas que se destinen durante los días de eventos o actividades del Congreso.

  • Apoyar a los moderadores durante el Congreso coordinando con el Comité General el suministro de recursos necesarios.

  • Tramitar la elaboración de gafetes y certificados para los participantes del Congreso coordinando con el Comité de Finanzas.

  • Gestionar y coordinar con el Comité de Soporte Técnico (CSTAG) las necesidades de conexiones vía web para los salones o auditorios en donde se realicen actividades del Congreso.

  • Coordinar con el CSTAG la utilización del Sistema de Inscripción para la verificación y registro de asistencia de los inscritos durante el Congreso por parte del personal que asistirá de protocolo a fin de dar atención y controlar el acceso a las áreas de las conferencias, paneles, ponencias y talleres.